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第30回: 外部パートナーの活用方法

■外部パートナーの活用に失敗する理由

 コンサルティングをさせていただいておりますと、他社からコンサルティングを引き継ぐという場面に出くわすことがあります。このようなときに、クライアントから、「外部パートナー(コンサルタント)から仕事を引き継ごうと思ったのですが、引継ぎが出来なくて困ってます。」ということを言われます。

 資金が豊富にある大企業ならば、外部パートナーに何年も継続して仕事をしてもらうことも可能でしょう。しかし、中小企業、中堅企業にとっては、外部パートナーに仕事を依頼するのは、一時的なことがほとんどです。そして、時期が来れば社内に仕事を引き継いでいかなくてはなりません。そうでなくては、費用が外部に流出し続け、収益を圧迫することが目に見えています。

 しかし、外部パートナーからの引き継ぎが上手くいかずに困っているという事態は本当に良く起こります。理由は、外部パートナーによる引き継ぎ作業が不十分であるか、自社の引き継ぎ体制が不十分であるか、もしくはその両方の3つのパターンしか考えられません。

 外部パートナーによる引き継ぎ作業が不十分なケースでは、引き継ぎ計画が作られていない、マニュアル類の整備が十分でない、トレーニングの内容が十分でない、トレーニングの内容は良くても実施回数が不十分であるというような状況が見受けられます。

 自社の引き継ぎ体制が不十分なケースでは、引き継ぎ担当者のスキルが引き継ごうとしている仕事にミスマッチとなっている、引き継ぎ担当者の人数が足りていないというような状況が起こりがちです。

 このように、外部と内部のどちらか、もしくは両方に問題があって、外部パートナーから仕事を引き継げないという事態が発生します。仕事を引き継げないということは、外部パートナーへの投資に対して、期待していた効果を回収できないということを意味します。投資額が大きくなれば大きくなるほど、その影響も深刻となりますので、引き継ぎの失敗は極力避けなくてはなりません。

■外部パートナーからの引き継ぎを成功させる方法

 では、どのようにすれば、外部パートナーから円滑に仕事を引き継げるのでしょうか?

 まず、外部パートナーに引き継ぎを正しく行わせるためには、依頼する仕事の対象範囲、目的、アウトプットを定義すると同時に、どのような状態で引き継ぎを完了したいのかを明確にしておくことが求められます。プロジェクトの期間にもよりますが、プロジェクトが開始されるタイミングで、外部パートナーに対して引き継ぎの計画を作成し始めてもらうということも必要となるかもしれません。

 また、外部パートナーへの依頼・指示と同じくらいに大切なことが、内部の体制を整えておくことです。コンサルタントを活用することや、システムを導入するということは、組織を変革するために会社の中に仕組みを構築するということを意味します。

 ですから、その仕組みがしっかりと機能するように、社内の体制を整えるということは、仕事を依頼する側がまずもって考えなくてはいけないことです。しかし、外部パートナーに投資しているのだから、自社ですることはないだろうと受け身になってしまうと、体制の整備という大切なことが忘れがちになる、もしくは後回しになり、引き継ぎタイミングに間に合わなくなるというようなことが起こってしまうのです。

 弊社の業務自動化の導入においても、自社で自走するために必要な体制・機能を整備することに重点を置いています。外部パートナーを活用する際には、自社で自走していくことを見据えて、社内の体制づくりに、早期に着手されることを推奨します。

(2019/5/8)