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システムツール選定のポイント

■システムツール選定の難しさ

 「システムを導入したのですが、会社の業務にフィットしないので別のツールに変えたいと思っているます」という相談を受けることがあります。会社の規模が大きくなって、システムツールをスケールアップさせたいという場合には、やむを得ないことです。しかし、事業の規模や業務の内容が変わらないにも関わらず、システムがフィットしないというのは、ツール選定に問題があったということになります。

 ツールを選定し直すということは、投資が余計にかかることになります。また、現在のツールを使うために、実施していた教育や業務設計に対する工数も無駄になるということです。新しいツールのために、再度、教育や業務設計を実施していくことも必要となります。ですから、ツールを適切に選定するということは、経営において非常に重要です。

 しかし、ツール選定はなかなか一筋縄でいかない場合が多いのです。何故か?それは、導入コストが高いため、お試して使ってみるということが中々できないからです。製品について、知識がない場合、良い製品を選ぶというのは至難の業です。システムツールの選定は同じような困難さがあります。

■システムツール選定のポイント

 ではシステムツールの選定を成功させるためには、何がポイントとなるのでしょうか?

 ここでは、3つのポイントをあげたいともいます。一つ目は、RFP(Request for Proposal)を作成するということです。同業者や似たような規模、業種の会社からの紹介があるのであれば別ですが、そのような推薦が無い場合には、RFPを作成することがシステムツール選定の王道です。

 RFPとは、日本語では、提案依頼書というもので、複数のシステム会社を選択し、そのシステム会社に提案書を書いてもらうと言うものです。そして、提案書を書いてもらうときに自社が抱えている問題を解決するソリューションを提供してもらえるように、提案内容のポイントを示したものが、RFPというものです。

 そして、ツール選定を成功させる二つ目のポイントは、現状の業務を可視化するということです。現状の業務を可視化するためには、業務フローを作成することが大切です。業務フローに現状の業務を表すことで、自社の業務をシステム会社に知ってもらうことが可能となります。現状の業務を正しく理解させることが出来れば、現状の業務を改善するためのソリューションを的確に提示することも可能となります。

 ツール選定を成功させる三つ目のポイントは、あるべき業務を定義するということです。自社の業務の可視化が終わった後には、あるべき業務を検討することが重要となります。業務フローを見て、よくよく検討してみると、あえてシステムツールを導入しなくても、業務を標準化すれば十分だったことに気が付くことすらあります。

 このように、システム会社に丸投げせずに、まず自社の業務のあるべき姿を描くことで、無駄な投資をせずに、システムツールを選定することが可能になります。また、あるべき業務が明確になっていれば、システム会社も提案が正確になり、無駄な機能をそぎ落とした形で精度の高い見積もりが可能になります。結果として、適性コストで自社に合ったシステムを選定することが可能になるのです。

 以上がシステムツールを選定するときの3つのポイントとなります。ツール選定の基本的な内容となりますので、ぜひ参考にしていただければと思います。

(第96回: 2020/8/19)