「時間」と「人」が足りない状況でも生産性向上させる3つのポイント

■生産性向上を妨げる「時間」と「人」の不足とは

　生産性向上のコンサルティングの現場で、クライアント企業のご担当者から「時間がなくて、取り組みを進めることが出来ません…」という声を聞くことがあります。この「時間がない」という訴えは、社長からすると「人が足りない」という言葉に変わります。生産性向上を目指すときに、これらの「時間がない」、「人が足りない」という言葉は、全く同じ状況を異なる側面から見ているということにほかなりません。

　この「時間がない」、もしくは「人が足りない」という理由から、皆さんの会社においても生産性向上の取り組みが全く前に進まないという事態に陥っていませんか？なぜ、このような事態に陥るのか・・・。その因果関係は、だいたい下記のような項目に集約されます。

　・会社の中の大切な仕事は優秀な人材のもとに集まります。
・ですから、効率化して生産性を高める余地がある業務は優秀な人材のもとに集まっていることが多いです。
・しかし、優秀な人材は仕事を多く受け持っているため、目の前の仕事に対処することに追われています。
・結果として、生産性向上を実現するための施策を考えて、実行する余力がなく、取り組みが進まなくなります。
・そのため、会社の中に生産性向上を促すような経験や知識がたまらず、益々取り組みを推進することが難しくなります。

　このような、負のスパイラルに陥ってしまい、現在の状態から抜け出させないで困っている会社が多くあります。それが、「時間がない」や「人が足りない」という言葉になって表れてくるのです。そう考えると、良く言われがちな、「時間がない」や「人が足りない」という状態は見過ごしておくと、とんでもないことになるということが分かります。

■時間と人が足りない状況を打開する3つのポイント

　では、どうすれば、「時間がない」あるいは「人が足りない」という状況を抜け出し、生産性向上を現実のものとすることができるのでしょうか？

　ポイントは、3つあります。

①自社の状態を正しく評価する

　先ずもって、大切なことは自社の状況を正しく把握し、生産性向上のために、何をすべきなのかを明らかことです。そのために必要なことは、自社の状況を正しく評価できる、網羅性のある評価項目で評価をすることです。そして、評価項目には、ビジョンと戦略、組織・体制、人材の状況、各施策の整合性などが含まれている必要があります。公的機関においても、このような会社の状態を評価する項目を公表していますので、活用すると良いと思います。

②施策の立案、及び優先順位付け

　次に、会社の状態を評価することで見えてきた課題と施策を列挙していきます。その上で、施策実行のために必要な工数や効果を定量化します。こうすることで、各施策の費用対効果が明らかとなりますので、優先順位をつけることが可能になります。優先順位に基づいて、短期・長期の施策を明らかにしてスケジュールへと落とし込みます。

③担当者を決定する

　そして、最後のステップは、施策の担当者を決定することです。担当者を決定する際に大切なことは、適切に仕事を割り振ることです。上記でもお話した通り、優秀な人材のもとには多くの仕事が集まっているため、新たな施策に取り組む余裕がありません。しかし、会社にとって大切な施策を遂行するためには、この優秀な人材が担当しなくてはならないケースが多いはずです。ですから、優秀な人材が潰れてしまわないように、現在抱えている仕事を別の担当者に担わせて、優秀な人材が施策に携われるようにすることが極めて重要です。

　以上が、「時間がない」、「人がいない」という状況を打開して、生産性向上を遂行するための3つのポイントなります。

（第55回：　2019/10/30）