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第20回: 指示待ち状態と業務自動化

■指示待ち状態とは

「なるべく、現場に介入したくないんですが、社員が指示待ちで、自分が事細かに指示をしなくてはダメなんですよ。」という悩みを持たれてる社長や経営幹部は多いのではないでしょうか?

ここで言う指示待ちとは、社員が積極的に新しい企画や提案を持ってきてくれないことではありません。

そうではなく、仕事を進めていく上で、もっと基本的な事なのです。

つまり、社長が新しい取り組みを指示した時に、実際に結果が出るように、計画を立て、関係者の合意を得て、実行し、結果を出すと言うことです。

この当たり前のことをできないがために、新しい取り組みが全く前に進まずに、社長はやきもきして、自ら陣頭指揮にたってしまいます。

すると、人が育たないので、次に同じように新しい取り組みを始めようとすると、再び指示待ち状態になってしまうと言う負のスパイラルを繰り返してしまいます。

指示待ちになってしまう原因

自指示待ちになってしまう原因は、コミュニケーションの問題か、能力の問題に帰結します。

コミュニケーションの問題とは、指示した事が実は伝わっていなかったということです。

もちろん、お互い大人ですので、「今期中に新しい事業を立ち上げてほしい」と社長が指示すれば、「はい、わかりました」と返事をします。

しかし、このときに、それがどれくらいの重要なことで、いつまでやらなくてはならいかと言うような、「Why」や「How to do」の部分が伝わっていないという事がよくあります。

ですから、社長からすると、まだ途中経過の報告もないのかとやきもきして、担当者に聞いてみると、「実はほとんど手を付けていませんでした」、というような事態が起こってしまうのです。

このコミュニケーションのギャップが起こってしまうのは、社長を始めとした経営幹部と、一般の社員の間では、重要だと思っていることの優先順位が天と地ほど、異なっているからなのです。

具体的には、社長としては、会社の業績が伸びることが一番大切なのですが、一般社員からすると目の前の作業をこなすことが最も大切なことだと思っていることが多いのです。

そのため、社長がものすごく、重要な新しい取り組みを指示しても、社員は目の前の作業に追われてその重要な取り組みを後回しにすることに何の抵抗もなかったりします。

そして、もう一つ、指示待ちに陥ってしまう原因は、新しい取り組みを推し進めるための能力が足りていないということです。

ここでの能力とは、日々の業務をこなす能力ではなくて、突発的に発生するプロジェクトを推進する能力です。

言い換えると、ゴールを設定し、計画を立て、必要なリソースを手配し、実行を指揮し、適宜報告をするというようなマネジメント能力の事です。

このような能力が組織に不足している状態で、新しい取り組みを試みようとすると、結果として、社長や経営幹部が陣頭指揮をとらなくてはならない状態が続いてしまいます。

指示待ちからの脱却と業務自動化

以上のように、新しい取り組みに対して指示待ち社員が増えてしまう原因は、コミュニケーションの問題と能力の問題に起因することが多いです。

そして、これらの状態から脱却することなしに、業績を大幅に改善するような取り組みや業務を自動化させて生産性を2倍3倍に高めていくというような試みが成功することは、絶対にありえません。

なぜなら、こうした会社の仕組みを抜本的に変えていく取り組みは、日々の業務の延長線上にはないからです。

弊社では会社の中に、各部門を横串でマネジメントしていくことができる、機能(自動化推進室)を持つことを推奨しています。そのことによって、指示待ちが起こる原因である「コミュニケーション」と「能力」の問題をたくみに解決していくことができるからです。

社長や経営幹部の方々で、指示待ち社員にお困り場合には、弊社主催セミナーでも詳しくご説明しておりますので、ぜひご参加いただければと思います。

(2019/2/27)